Comment gérer une absence de salarié en CESU ?

Dans le cadre du Chèque Emploi Service Universel (CESU), l’absence du salarié (maladie, congés, événement personnel) doit être gérée dans le respect des obligations légales et contractuelles.

Voici les différentes situations possibles et la marche à suivre pour l’employeur.

Absence pour maladie

Lorsqu’un salarié CESU est en arrêt maladie, plusieurs règles s’appliquent :

Information de l’employeur 

Le salarié doit prévenir son employeur dès le premier jour d’absence et fournir un certificat médical dans un délai de 48 heures.

• Communication écrite : L’information peut être transmise par SMS, e-mail ou appel téléphonique, mais l’envoi du certificat médical est obligatoire pour justifier l’absence.

Le contrat ne prévoit rien

Si aucune disposition n’est mentionnée, l’employeur est tenu de rémunérer le salarié comme d’habitude, car l’absence de travail ne dépend pas du salarié. De ce fait, il ne peut donc pas subir de baisse de sa rémunération.

Maintien de salaire 

Contrairement à d’autres secteurs professionnels, l’employeur en CESU n’est pas obligé de maintenir le salaire en cas de maladie (hors Alsace-Moselle). Toutefois, le salarié peut percevoir des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) :

• Conditions d’obtention : Le salarié doit justifier d’un certain nombre d’heures travaillées ou de cotisations versées.
• Démarches : Le salarié transmet l’arrêt de travail à sa Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) pour bénéficier des IJSS.

Impact sur la rémunération et la déclaration CESU

• Pas de rémunération = Pas de cotisations : Si le salarié n’est pas rémunéré durant son arrêt maladie, l’employeur ne déclare pas d’heures CESU.
• Si maintien de salaire : Si l’employeur décide de maintenir le salaire (à titre volontaire ou en Alsace-Moselle), il doit le déclarer sur le site CESU comme des heures normales.

Absence pour congés payés

Par ailleurs, le salarié CESU a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois travaillé, soit 30 jours ouvrables par an (5 semaines).

Demande et validation des congés

• Demande écrite : Le salarié doit faire sa demande de congés par écrit (mail, lettre).
• Accord de l’employeur : L’employeur a le droit de refuser les dates demandées pour des raisons de service, à condition de proposer d’autres dates.
• Délai de prévenance : La demande doit être faite au moins 1 mois à l’avance.

Indemnité de congés payés

Deux options sont possibles :

• Indemnité au moment des congés : Tout d’abord, le salarié perçoit une indemnité équivalente à 1/10e de la rémunération brute totale acquise pendant la période de référence. Cette option n’est possible que pour les contrats de plus de 32h mensuelles. De plus, elle devra être sélectionnée sur le profil du salarié via le compte CESU de l’employeur.

• Indemnité en cours d’année : Le montant des congés payés est inclus dans chaque salaire mensuel. En effet, cette option doit être mentionnée au contrat de travail, elle est automatiquement sélectionnée lors de l’inscription du salarié par l’employeur.

Déclaration CESU

• Congés pris avec maintien de salaire : L’employeur déclare les heures comme travaillées.
• Congés non rémunérés : Aucun montant ni heure n’est déclaré pendant la période d’absence.

Absence pour raisons personnelles (évènement familial, urgence)

Le salarié peut s’absenter pour des raisons personnelles (décès d’un proche, mariage, naissance). Il doit prévenir son ou ses employeur(s) le plus rapidement possible.

Congés pour évènements familiaux

Par la suite, le Code du travail prévoit des congés pour événements familiaux, décomptés en jours ouvrables :

• Mariage ou PACS du salarié : 4 jours.
• Mariage ou PACS d’un enfant du salarié : 1 jour.
• Naissance ou adoption d’un enfant : 3 jours pris dans les 15 jours entourant l’événement.
• Décès d’un enfant : 12 jours. Porté à 14 jours si : décès d’un enfant quel que soit son âge s’il était lui-même parent, ou décès d’un enfant âgé de moins de 25 ans, ou décès d’une personne de moins de 25 ans à la charge effective et permanente du salarié. 
• Annonce d’un handicap, d’une pathologie chronique nécessitant un apprentissage thérapeutique, ou d’un cancer chez un enfant : 5 jours.
• Décès du conjoint, du partenaire de PACS, du concubin, du père, de la mère, du beau-père, de la belle-mère (entendu comme le père ou la mère du conjoint marié du salarié), d’un frère ou d’une sœur du salarié : 3 jours.
• Décès d’un descendant en ligne directe (petit-enfant, arrière petit enfant), décès d’un ascendant en ligne directe (grand-parent, arrière-grand-parent) : 1 jour.

Ainsi , ces congés sont obligatoirement rémunérés. Dans le cas où l’événement familial oblige le salarié à un déplacement de plus de 600 kilomètres (aller-retour), le particulier employeur doit, s’il lui en fait la demande, lui accorder 1 jour ouvrable supplémentaire, non rémunéré.

Absence exceptionnelle et non prévue par le Code du travail

• Absence non rémunérée : Le salarié peut demander une absence exceptionnelle non rémunérée, avec l’accord de l’employeur.
• Déclaration CESU : Aucune heure n’est déclarée si l’absence est non rémunérée.

Absence injustifiée

Si le salarié ne se présente pas à son travail sans justification :

• Demande de justification : L’employeur doit demander une explication écrite dans un délai raisonnable (48 heures).
• Absence non rémunérée : L’absence injustifiée n’est pas rémunérée.
• Sanctions possibles : Après mise en demeure écrite (lettre recommandée avec accusé de réception), l’employeur peut envisager une sanction (avertissement, voire licenciement pour abandon de poste en cas de récidive).

Formalisation par écrit 

Pour éviter les litiges, il est recommandé de formaliser toutes les absences par écrit :

• Demande de congés : Par mail ou lettre avec confirmation écrite de l’employeur.
• Absence exceptionnelle non prévue par la réglementation : Accord écrit signé par les deux parties.
• Mise en demeure pour absence injustifiée : Lettre recommandée avec accusé de réception.

En résumé

Gérer une absence de salarié en CESU nécessite :

• Du respect des obligations légales (congés payés, événements familiaux).
• De la transparence et de la communication : Informer et formaliser par écrit les absences.
• Une mise à jour administrative : Adapter les déclarations CESU selon la situation (maladie, congés, absence non rémunérée).

En respectant ces bonnes pratiques, l’employeur CESU maintient une relation de confiance et respecte ses obligations légales tout en gérant efficacement les absences de son salarié.

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