Comment calculer ses frais réels en CESU ? 

En tant qu’aide à domicile travaillant en CESU, comprendre comment calculer vos frais réels est essentiel pour optimiser vos revenus. Aujourd’hui, Flavi vous explique à travers ce guide complet, comment calculer vos frais réels étape par étape, en évitant les erreurs courantes. De cette façon, vous pourrez optimiser votre déclaration et maximiser les déductions fiscales auxquelles vous avez droit.

Déclarer ses frais réels est indispensable si vous estimez que les dépenses engagées au titre de l’exercice de votre métier sont supérieures à 10% de votre salaire (déduction forfaitaire faite à tous les contribuables).

Si cela n’est pas le cas, alors il est préférable de rester au régime de l’abattement. 

Toutefois, aide à domicile est un métier qui, de par sa nature, induit beaucoup de frais, notamment du fait des fréquents trajets entre les employeurs. A moins de travailler à pied, ou de n’avoir qu’un seul employeur, alors il est fréquent que la formule des frais réels, soit plus adaptée à votre situation que la formule de l’abattement prévu pour tous les contribuables.

Pourquoi est-il important de bien calculer ses frais réels en CESU?

La “déclaration des frais réels” est un outil précieux et indispensable pour toutes les personnes travaillant en CESU. En effet, cela vous permet de déduire de votre revenu imposable toutes les dépenses que vous engagez pour votre activité. De plus, une bonne gestion de vos frais réels vous donne une vision plus claire de votre situation financière réelle, vous permettant de mieux planifier et gérer votre budget.

En calculant et en déclarant correctement ces frais, vous pouvez réduire le montant de vos impôts et maximiser vos revenus nets

Quelle méthode pour les déclarer ?

Vous avez 2 solutions pour déduire ces frais de vos impôts : 

• Utiliser les barèmes de l’administration fiscale
• Calculer vous-même les dépenses admises

Quelle est la différence entre ces 2 méthodes ?

1/ Par le barème : 

• Après avoir calculé les kilomètres parcourus dans l’année pour exercer votre profession, vous calculez le montant de la déduction à faire selon le barème administratif remis à jour chaque année.
• Celui-ci inclut les frais : de carburant, d’entretien du véhicule, d’assurance, ainsi que la dépréciation du véhicule que vous n’avez donc pas à calculer.

2/ Sans le barème :

• Vous calculez les kilomètres parcourus dans l’année pour exercer votre profession, puis le montant des dépenses de carburant au prorata de ces kilomètres. 
• Vous calculez les frais d’entretien annuels (révisions, pneumatiques, vidanges…)
• Vous calculez la déduction possible de votre prime d’assurance auto (50% maximum, lien du texte réglementaire en bas de page)
• Vous calculez la dépréciation de votre vehicule (selon la côte argus par exemple, lien du texte réglementaire en bas de page)

Pouvez vous inclure d’autres frais ?

Une fois la méthode de calcul des frais kilométriques vue précédemment choisie, vous pouvez inclure d’autres frais au total de vos frais réels (sur justificatifs) 

• Les frais de péage et de parking/garage : vous pouvez déduire ces frais afférents à vos trajets professionnels.

• Les intérêts des crédits automobiles : Au prorata des kilomètres professionnels effectués.

• Les frais de repas : Vous pouvez déduire une partie de vos frais de repas. Le montant déductible est basé sur un forfait défini par l’administration fiscale (5€ par repas pour l’année 2022), mais vous pouvez aussi les calculer librement de cette manière : différence entre le prix réel et le forfait de l’administration (ex = restaurant à 15€ – 5€ de forfait impôts = 10€ déductibles).

• Les frais de formation (non rémunérée) : si vous suivez une formation payante pour améliorer vos compétences professionnelles, les frais peuvent être déductibles (déplacements, documentation professionnelle, repas…)

• Les frais de matériel : si vous achetez des équipements spécifiques pour votre travail, ces coûts peuvent également être déduits sous conditions (cf liens vers les textes réglementaires en bas de page).

Comment calculer ses frais réels étape par étape.

Calculer vos frais réels avec le CESU nécessite une certaine rigueur, et peut parfois être vu comme une épreuve si on ne s’y est pas bien préparé.  Ne vous inquiétez pas, en suivant ces étapes, vous pouvez rendre le processus plus gérable !

1. Documentez tous vos frais : Gardez une trace de toutes vos dépenses liées au travail, et assurez-vous de conserver tous les reçus et factures.

2. Calculez les frais de déplacement : Si vous utilisez votre véhicule pour le travail, notez la distance parcourue pour chaque trajet.

En effet, vous devez calculer les distances parcourues : 

• Entre votre domicile et le premier particulier employeur,
• Entre chaque particulier employeur supplémentaire,
• L’aller retour à votre domicile pour déjeuner

Puis, vous avez donc 2 solutions : 

– Multiplier cette distance totale par le barème kilométrique pour obtenir le montant déductible, en y ajoutant vos frais de péage, parking, ainsi que les intérêts de crédit automobile s’il y a.

– Calculer vos frais kilométriques vous-même (carburant, entretien, dépréciation, assurance…).

Voici le barème kilométrique applicable aux voitures (en€) pour l’année 2022:

Exemple : Vous avez parcouru 4000 kilomètres à titre professionnel au cours de l’année 2022, avec un véhicule de 6 CV. Vous pouvez faire état d’un montant de frais réels égal à 2600€ (4000 x 0.665) pour la déclaration de revenus faite en 2023.

Pour en savoir plus sur les différents barèmes kilométriques en fonction des différents véhicules, cliquez ici.

3. Additionnez vos frais de formation et de matériel : Ajoutez tous les coûts liés à la formation professionnelle et à l’achat de matériel.

4. Faites la somme de toutes vos dépenses : Additionnez tous les frais que vous avez calculés pour obtenir le total de vos frais réels.

Afin d’éviter de rendre la déclaration difficile, il est préférable de faire ce calcul assez régulièrement. Vous pouvez par exemple  l’effectuer chaque mois.

Vous trouverez ici un exemple et un guide étape par étape pour vous aider dans votre déclaration : guide pas à pas

Les erreurs courantes lors de la déclaration des frais réels et comment les éviter. 

 Il est courant de commettre des erreurs lors de la “déclaration des frais réels”. Voici une liste des quelques erreurs courantes, et comment les éviter : 

• Ne pas conserver les justificatifs : Gardez toujours une trace de vos dépenses pour pouvoir les prouver en cas de contrôle de l’administration fiscale.  Sans preuve de vos frais, vous risquez de ne pas pouvoir les déduire. 

• Oublier de déclarer certains frais : Tous les frais liés à votre travail peuvent potentiellement être déduits. N’oubliez pas les frais de déplacement, d’assurance auto, de crédit voiture, de formation, de matériel et de repas.

• Calculer incorrectement les frais de déplacement : En cas de doute, utilisez le barème kilométrique officiel pour calculer vos frais de déplacement. Il est remis à jour chaque année pour tenir compte notamment de l’inflation. Une estimation approximative pourrait vous faire perdre de l’argent.

Le calcul correct de vos frais réels peut vous permettre de maximiser vos revenus en tant qu’aide à domicile. N’oubliez pas de documenter tous vos frais, de suivre les bonnes pratiques de calcul et d’éviter les erreurs courantes lors de la déclaration.

 Maintenant que vous savez comment calculer vos frais réels en CESU, il est temps de mettre ces connaissances en pratique. Conservez vos reçus, faites vos calculs régulièrement et optimisez votre déclaration de frais réels pour maximiser vos revenus. Bonne chance dans cette démarche importante !

TEXTES RÉGLEMENTAIRES : 

• les règles générales (sous-section 1, cf. BOI-RSA-BASE-30-50-30-10)
• les frais de déplacement et les frais de repas (sous-section 2, cf. BOI-RSA-BASE-30-50-30-20)
• les frais réels spécifiques (sous-section 3, cf. BOI-RSA-BASE-30-50-30-30)
• les autres frais réels (sous-section 4, cf. BOI-RSA-BASE-30-50-30-40).